|
|
Aide de DÉCLIC Prospection Sommaire de l'Aide Index de l'Aide Accueil du site 11 Les "Tâches" à effectuer L'écran des Tâches à effectuer, permet à l'utilisateur de constituer un planning des tâches qu'il doit effectuer, et d'être averti aux moments où ces tâches doivent être exécutées, avec la possibilité de se positionner sur les fiches concernées. Il est particulièrement adapté à des tâches importantes à effectuer à une date et une heure précise.11.1 Le Tableau des Tâches. Les 4 états: à faire, planifié, fait, non planifié 11.2 Création, suppression et modification d'une tâche 11.5 Utilisation de plusieurs tables de tâches. Création d'une nouvelle table 11.6 Autres fonctions: Tri des tâches, Tableur, Impression
11.1 Le Tableau des Tâches. Les 4 états: à faire, planifié, effectué, non planifié Les Tâches sont répertoriées dans un tableau de 3 colonnes:
Les états "* A Exécuter" et "* Effectuée" sont précédés d'une "*" pour montrer qu'ils nécessitent une action rapide: . soit exécuter la tâche . soit la repousser à une date ultérieure . soit la supprimer Signalons que les états "* A Exécuter" et "Planifiée" sont les plus importants. Les 2 autres états sont d'une utilisation occasionnelle, pour des usages particuliers. La 3ème colonne "Description ..."
contient une description succincte des tâches et réfère généralement aux fiches concernées
par l'intermédiaire de la chaîne de caractères #xxx, où xxx est le N° de la fiche. Le bouton
"Retour à la fiche concernée" permettra alors de se positionner sur la fiche,
comme exposé au $11.3.
11.2 Création, suppression et modification d'une tâche Dans les 2 cas, après création, il convient de renseigner la date et la description de la tâche. La suppression d'une tâche s'effectue: . soit en utilisant le bouton "Supprimer la ligne de tâche sélectionnée", . soit, lors du retour à la fiche concernée, en choisissant "Positionnement sur la fiche N°xxx avec Suppression de la Tâche", comme exposé au paragraphe suivant $11.3. La modification d'une ligne de tâche est difficile à décrire mais, dans la pratique, très intuitive. La modification de la colonne "Description de la tâche" s'effectue directement dans la zone, sans contrôle.
La modification de la colonne "Date & Heure" peut
s'effectuer directement dans la zone, le format date-heure de la zone étant
contrôlé. Mais il est préférable de modifier la colonne "Date & Heure" en utilisant :
. pour la date, le bouton "Calendrier".
Le calendrier des tâches est très similaire au
calendrier des rappels, avec 2 boutons supplémentaires "Effectuée" et "Non
Planifiée" pour choisir les états correspondants. Le Calendrier et la Montre sont synchronisés avec la colonne "Date & Heure" de la ligne de tâche sélectionnée. Quelque soit la méthode utilisée pour modifier la date et l'heure, la colonne "État" est recalculée en fonction des règles exposées ci-dessus. La colonne État n'est pas modifiable directement.
2. Positionnement sur la fiche N°425 avec validation de la tâche.
La validation de la tâche consiste à affecter l'état "* Effectué" à la tâche
(avec +10 ans dans la date). Cette option est utilisée dans le cas exceptionnel
où l'utilisateur se refuse à supprimer la tâche, n'étant pas certain de pouvoir
l'exécuter complètement.
Pour exécuter une tâche à une heure précise, il suffit donc: . de cliquer sur le bouton "Tâches" à partir de la fiche du prospect,
. de cliquer sur le bouton "Insertion d'une
nouvelle tâche pour la fiche en cours", . puis, au déclanchement des alertes visuelles et sonores ci-dessous décrites, d'ouvrir l'écran Tâches et de cliquer sur le bouton "Retour sur la fiche concernée".
Commençons par préciser que, dans une utilisation normale, aucune tâche ne doit être durablement en mode "* A Effectuer" car toute tâche dans ce mode doit être très rapidement exécutée, ou repoussée à une date ultérieure, ou supprimée. L'utilisateur est informé de l'arrivée à échéance d'une tâche par: . l'apparition de la zone "Dring!" sur fond rouge vif, sur le bouton "Tâches" de l'écran principal. . le passage, dans l'écran tâche, de la tâche en mode "*A Effectuer" et la coloration en rouge vif du calendrier et de la montre . la coloration en rouge de l'icône de l'application dans la barre des tâches de Windows (la souris devient rouge). . une séquence de 3 beeps consécutifs qui sonne toutes les minutes, si la coche "beep" est sélectionnée . l'affichage d'un message précisant la tâche concernée, si l'option "Message" est sélectionnée. Ce message invite à l'ouverture de l'écran Tâches pour exécuter la tâche. Si l'utilisateur répond "Non" le message ne s'affiche plus, mais les 3 beeps continuent de sonner toutes les minutes.
11.5 Utilisation de plusieurs tables de tâches. Création d'une nouvelle table Signalons que cette utilisation est délicate et réservée à des utilisateurs avertis et pour des usages particuliers.
Il est possible de disposer de plusieurs tables de tâches, par exemple une table
pour les tâches relatives aux fiches de la base et une table pour les tâches à
effectuer indépendamment de la base utilisée. Le choix de la table à utiliser s'effectue par l'intermédiaire du bouton
"Tables". Le nom de la Table de tâches utilisée figure à la fin du titre de l'écran des Tâches, "Tâches de prospection" dans le cas de la figure ci-dessus.
11.6 Autres fonctions: Tri des tâches, Tableur, Impression, ...
. Le tri du tableau des tâches, suivant une colonne (en ordre croissant et décroissant), se réalise par un clic dans la colonne (comme pour les tableaux des écrans Outils et Courriers, Mailings).
|
