DÉCLIC N° 28

1. Principales améliorations apportées au logiciel en 2002
Grâce aux remarques et critiques des utilisateurs nous avons apporté au logiciel Déclic en 2002, de nombreux compléments et améliorations récapitulés ci-dessous :
Décembre: Amélioration de la Création d'un Modèle (cf.Déclicn°26)
Novembre: Nouvelle fonction spéciale permettant la suppression de la couleur du fond d'une zonel (cf.Déclicn°25)
Septembre:  Amélioration de la saisie des Paramètres Utilisateurs (cf.Déclicn°23 )
Juillet:  Nouvelle fonction "Réparation et Mise à Niveau" d'une Base  Déclic (cf.Déclicn°20)
Mai: Possibilité d'utiliser plusieurs Tables de Tâches (cf.Déclicn°20)
Mars:  Expédition d'Emails personnalisés (cf.Déclicn°19)
Mars:  Possibilité de date de rappel à la création de fiches (cf.Déclicn°18)
Janvier: Amélioration de l'ergonomie de l'écran principal (cf.Déclicn°17)

Dans cette liste, les 2 points les plus importants (notés en gras) sont:
. la Nouvelle fonction Réparation et Mise à Niveau d'une Base  Déclic qui permet aux anciens utilisateurs d'utiliser simplement et sans difficulté les dernières versions du logiciel, et surtout,
. l' Expédition d'Emails personnalisés permettant d'utiliser pleinement les nouvelles et très intéressantes possibilités offertes par l'Email dans la prospection.

Les autres points constituent davantage des améliorations de fonctions existantes destinées à les rendre plus performantes, à  les simplifier et à les clarifier.

2. Un constat: Déclic est devenu trop compliqué
Une fréquente critique des nouveaux utilisateurs, à notre avis justifiée, concerne la relative complexité du logiciel. En particulier, l'écran principal est souvent jugé trop chargé.
A notre avis, cette relative complexité, sensible surtout à la prise en main du logiciel, a 2 causes principles.:
. Le nombre de fonctionnalités du logiciel a, ces 2 dernières années, considérablement augmenté comme le montre la liste des principales dernières améliorations. et l'énumération ci-dessus des seules améliorations apportées en 2002. Il en résulte une inévitable complexité dans la sélection et l'utilisation de toutes ces fonctionnalités et de leurs très nombreuses options.
. Le logiciel Déclic Prospection étant presque toujours exploité de façon intensive (plusieurs heures par jour), il est indispensable que l'utilisateur puisse accéder à toutes les fonctions très rapidement.
De plus, la bonne qualité de l'entretien téléphonique impose que l'utilisateur dispose de toutes les informations, sans avoir à changer d'écran.

Il s'en suit que, pour un utilisation optimale, l'écran principal doit nécessairement contenir.:
. toutes les informations sur les prospects utiles à l'entretien (c'est à dire pratiquement toutes les informations sur les prospects).
. les boutons de commandes des principales fonctions.

D'où le caractère inévitablement "chargé" de l'écran principal.

3. Principal objectif 2003: faciliter et simplifier l'utilisation
1. Améliorer les fonctions existantes dans le but d'en simplifier l'utilisation et en les regroupant dans l'ordre le plus naturel et logique possible.
2. Améliorer encore le système d'aide, déjà très complet, en particulier.:
. systématiser les aides contextuelles (boutons ) de façon que toutes les fonctions qui présentent quelque difficulté en soient pourvues. 
. affecter des bulles d'aide les plus claires possibles à tous les boutons. Notons que pour l'écran principal, l'affichage des bulles ne peut pas être systématique, en raison de l'utilisation intensive de cet écran. Le passage en "mode bulle d'aide" s'effectue en utilisant le bouton "Aide" (en bas et à gauche de l'écran principal) ou, plus rapidement, par un clic droit sur l"un des boutons situés en bas de l'écran principal. 
3. améliorer et préciser la terminologie utilisée dans le logiciel et sa documentation. Des améliorations de la terminologie ont déjà été apportées, par exemple le remplacement de "modèle d'exportation", expression devenue impropre, par "modèle de champs". D'autres suivront.
Le glossaire sera précisé et complété de façon à fournis des définitions concises et précises de.:
. tous les termes techniques utilisés, par exemple, base de données, tables, champs ...
. tous les termes spécifiques à l'application, par exemple, repérage, coche, modèle de champs ...

Le logiciel Déclic est maintenant arrivé à maturité. Toutes les fonctionnalités utiles ont déjà été développées. Nous n'en prévoyons pas de nouvelles, sauf évolutions technologiques externes, comme l'apparition de l'Email dans la prospection dans les années 2000. Nous reporterons tous nos efforts sur la simplification et la clarification des fonctionnalités existantes.

4. Amélioration simplifiant l'Archivage des courriers dans l'écran principal
4.1 Rappel de la situation actuelle
L'archivage automatique des courriers (lettres, fax, emails) dans l'écran principal (ou la fiche) est une fonction très importante qui permet d'être en permanence informé des derniers courriers expédiés à un prospect (ou client). La trace de chaque courrier est conservée sous la forme jj/mm/aa:X, ou jj/mm/aa est la date d'expédition et X le type du courrier qui caractérise son contenu.

. Pour les courriers l'archivage s'effectue dans une zone du Secteur Entreprise choisie dans l'Écran Paramètres, généralement la zone nommée "Derniers Courriers", située en haut et à gauche de l'écran (cf. figure ci-contre)  L'archivage définit la date, le type mais pas le correspondant. . Pour les Fax et les Emails l'archivage s'effectue dans la zone de droite du Secteur des Correspondants, généralement la zone nommée "Derniers Emails", située juste à côté de la petite zone "C" destinée à saisir le code lu courrier type à expédié (cf. figure ci-contre). L'archivage définit la date, le type et le correspondant ( par la ligne). Les fax et les emails expédiés sont donc parfaitement archivés. Dans les 2 cas les traces des courriers sont rangées en ordre chronologique décroissant)

La situation actuelle présente l'inconvénient de manquer d'homogénéité (méthodes différentes d'archivage pour les Courriers et pour les Fax, Emails) , donc de clarté. De plus pour les Courriers, le correspondant n'est pas conservé.

4.2 Le nouvel archivage des courriers dans l'écran principal

Pour éviter ces inconvénients il est prévu d'archiver uniformément tous les courriers dans la zones "Derniers Courriers" qui remplace la zone "Derniers Emails". Comme le montre la figure ci-contre, il est alors possible, pour chaque correspondant, d'afficher les 2 derniers courriers expédiés, les 5 courriers précédents étant dans la partie cachée de la zone (consultable en faisant défiler vers la droite). Ces zones "Derniers Courriers" deviennent alors des zones réservées à l'archivage des tous les courriers dans l'écran principal, des lettres (avec des codes Majuscules) et des Emails ou des Fax (avec des codes minuscules).

Il est possible d'augmenter la taille de cette zone pour afficher les 3 derniers courriers de chaque correspondant à l'aide de la fonction "Modifier la longueur des zones" de l'écran Paramètres.
Ce nouveau mode d'archivage qui devient le mode par défaut proposé dans les bases de départ, s'obtient en choisissant la nouvelle et dernière entrée "Zone Derniers Courriers"  de la liste "Zones des Courriers Expédiés" de l'Écran Paramètres.
Il est bien sûr possible de continuer à archiver les lettres comme précédemment dans une zone du secteur entreprise en choisissant une autre entrée dans la liste. Ainsi les anciens clients pourront ne pas modifier leurs habitudes.

Notons que cette amélioration simplifiant l'archivage des courriers rentre dans le cadre décrit i-dessus des modifications destinées à simplifier et à clarifier l'utilisation du logiciel Déclic.

5. Au Sommaire de DéclicN°29 à paraître le 15 mars 2003
. Amélioration concernant la Mise à Jour par Internet du logiciel Déclic
. L'évolution du mode de commercialisation du logiciel Déclic en 2003

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm

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